Atrodo, išrašyti sąskaitą – paprasta: įrašai, ką pardavei ar kokią paslaugą suteikei, nurodai sumą ir išsiunti klientui. Tačiau praktikoje net ir patyrę verslininkai čia daro klaidų. Kai kurios jų gali kainuoti ne tik prarastus pinigus, bet ir sugadintą reputaciją ar nemalonumus su mokesčių inspekcija.
Apie tai, kokios klaidos pasitaiko dažniausiai ir kaip jų išvengti, kalbamės su sąskaita123 įkūrėju ir vadovu Darium Šoparu.
Netinkami ar neišsamūs rekvizitai
„Vienas dažniausių atvejų – kai sąskaitoje trūksta privalomų rekvizitų: pavyzdžiui, nėra įmonės ar individualios veiklos numerio, PVM kodo (jei taikoma), datos arba išrašoma sąskaita be unikalios numeracijos“, – sako Darius Šoparas.
Tokios klaidos gali reikšti, kad sąskaita bus laikoma negaliojančia arba bus atmesta tiek kliento, tiek VMI.
Kaip išvengti? Naudoti specializuotą sąskaitų išrašymo įrankį, kaip sąskaita123, kuris automatiškai patikrina, ar visi būtini laukai užpildyti.
Netvarkinga numeracija
„Rankiniu būdu pildant sąskaitas „Excel“ ar kitomis priemonėmis dažnai pasitaiko numeracijos klaidų – pasikartojantys arba praleisti numeriai. Tai tampa rimta problema ruošiant ataskaitas arba atliekant VMI patikrinimą“, – pastebi Darius Šoparas.
Kaip išvengti? Naudojant platformą, kur sąskaitų numeracija generuojama automatiškai ir chronologiškai.
Netikslūs prekių ar paslaugų aprašymai
Dar viena dažna klaida – neaiškiai arba netiksliai aprašytos paslaugos ar prekės. „Svarbu, kad klientui būtų aišku, už ką jis moka. Be to, mokesčių inspekcijai reikia matyti konkrečius, detalius aprašymus. Trumpas įrašas „už paslaugas“ ar „už konsultaciją“ dažnai nėra pakankamas“, – pabrėžia Darius Šoparas.
Darius Šoparas
Kaip išvengti? Į sąskaitą įrašyti aiškų ir išsamų aprašymą, ką konkretus klientas pirko.
Vėluojantis sąskaitų išrašymas
„Daugelis smulkių verslų išrašo sąskaitas tik kartą per mėnesį ar dar rečiau. Dėl to vėluoja apmokėjimai, pinigų srautai tampa neprognozuojami“, – teigia Darius Šoparas.
Kaip išvengti? Išrašyti sąskaitas iškart po paslaugos atlikimo arba prekių pardavimo. Su sąskaita123 tai galima padaryti per kelias sekundes – net ir telefonu.
Neaiškūs apmokėjimo terminai
„Pasitaiko atvejų, kai sąskaitoje nėra aiškiai nurodyto mokėjimo termino. Tokiu atveju klientas gali vilkinti mokėjimą be aiškių pasekmių“, – sako Darius Šoparas. Kaip išvengti? Visada aiškiai nurodyti apmokėjimo terminą, pavyzdžiui, „per 7 dienas nuo sąskaitos gavimo“.
Nesekami apmokėjimai
Galiausiai, viena iš didžiausių klaidų – nesekti, kurios sąskaitos apmokėtos, o kurios dar ne. „Mūsų klientai dažnai sako: kol neturėjau sąskaita123, nežinojau, kas man skolingi. Platforma leidžia matyti, kurios sąskaitos dar laukia apmokėjimo, ir automatiškai siunčia priminimus“, – pastebi Darius Šoparas.
Kaip išvengti? Naudoti sistemą, kur apmokėjimų sekimas integruotas į sąskaitų valdymą.
Daugelio klaidų galima visiškai išvengti, jei nuo pat pradžių naudojate patikimą, profesionalų įrankį. Tokia platforma kaip sąskaita123 ne tik padeda greitai ir tvarkingai išrašyti sąskaitas, bet ir užtikrina jų kokybę, sumažina klaidų riziką bei leidžia sutaupyti laiko.
O laikas – tai vienas brangiausių išteklių augančiam verslui.